Kako funkcionišu pravila preuređivanja u SBP eTrezor?

SPIRI u svojim Ekselima koristi pojednostavljen kontni okvir koji se ne poklapa uvek sa propisima za budžetsko računovodstvo u Republici Srbiji. Na primer, SPIRI koristi par 131211 (Konto AVR rashoda) zajedno sa 252111 (obaveza), iako po važećem propisu pravi knjigovodstveni unos treba da bude drugačiji — direktno 4xx (rashod) prema 252111 (obaveza).

Pravila preuređivanja (transformacije) su propisana logika koja, automatski ili uz potvrdu računovođe, prepravlja unose iz SPIRI-ja u oblike koji su u skladu sa propisom i sa praksom budžetskog računovodstva.

Svako pravilo radi na nivou jednog naloga (rednog broja naloga iz SPIRI-ja) i može da:

• Ne dira originalne stavke (pravilo se ne primenjuje na taj nalog)
• Izmeni postojeće stavke (npr. promeni datum)
• Ukloni originalne stavke iz knjiženja (one se i dalje čuvaju u arhivi za dokaz, samo ne idu u nalog)
• Doda nove (sintetičke) stavke koje pravilnije izražavaju isti poslovni događaj

Postoje dve vrste pravila:

Ispod su propisana pravila sa kratkim opisom poslovnog događaja koje obrađuju:

12.10.1 Pravilo "Avansi za dobra i usluge"

SPIRI je preuzeo obavezu označenu kao predračun. Po SPIRI-ju, knjiženje je par 123231 (Avansi za obavljanje usluga) / 252xxx (obaveza prema dobavljaču). Pravilo dopunjava: ako u SEF eFakturama postoji odgovarajući predračun (UBL 386) ovoga dobavljača, povezuje SPIRI obavezu sa tom fakturom — sistem može da zna kada konačni račun stigne, koji avans treba da zatvori. Knjiženje ostaje isto, samo se uspostavlja veza za buduća zatvaranja. Automatsko pravilo.

12.10.2 Pravilo "Avansi za osnovna sredstva"

Slično prethodnom, ali za nabavku osnovnih sredstava. U kontnom planu za budžetske korisnike (klasa 015000) konto avansa je iz grupe 015xxx — Avansi za nefinansijsku imovinu (npr. 015222 Avansi za administrativnu opremu, 015241 Avansi za kultivisanu imovinu). Pravilo povezuje SPIRI predračun sa odgovarajućim avansnim računom u SEF-u. Automatsko pravilo.

12.10.3 Pravilo "Korekcija datuma — obaveza (porez/taksa/doprinos)"

SPIRI je preuzeo obavezu za porez, taksu ili doprinos sa datumom koji ne pripada period za koji ta obaveza važi. Najčešći slučaj: porez za decembar prošle godine, ali SPIRI je obavezu preuzeo u februaru tekuće. Po propisu, taj rashod mora biti u decembru prošle godine (kada je nastala obaveza), a ne u februaru kada ga je SPIRI obradio.

Pravilo prepoznaje takav slučaj i predlaže novi datum knjiženja. Računovođa potvrđuje ili menja datum. Kandidatsko pravilo (traži potvrdu). Detaljan primer u sekciji 12.11.2.

12.10.4 Pravilo "Korekcija datuma — zarada"

Identično kao prethodno, ali za obaveze za zaradu (najčešće isplate plata koje su preuzete u sledećem mesecu, a treba da budu evidentirane u mesecu na koji se odnose).

12.10.5 Pravilo "Korekcija rashoda — par 252111×2 + 131211×2 (UP04)"

SPIRI je stornirao raniju obavezu sa par-kontom 252111. Po SPIRI-ju, knjiženje izgleda ovako (4 ili 6 redova):

Duguje 252111 -1.732
Potražuje 252111 -1.732
Duguje 131211 -1.732
Potražuje 131211 -1.732

Ovo nije računovodstveno korektno. Trebalo bi da bude jednostavnije: novac koji je primljen treba da postane potraživanje od trećeg lica (od onoga ko je vratio novac) i pasivno razgraničenje prihoda ili razgraničenje PDV-a (zavisno od scenarija).

Pravilo uklanja četiri stara reda i dodaje dva nova:

Pošto postoji 10 mogućih scenarija u kojima ovo važi (videti tabelu u sekciji 12.11.1), sistem ne može sam da odluči koji konto ide na Duguje stranu — traži računovođin izbor. Kandidatsko pravilo.

12.10.6 Pravilo "Korekcija rashoda — par sa 291911 razgraničenjem"

Varijanta prethodnog pravila gde umesto razgraničenja prihoda (291311) ide razgraničenje za PDV (291911). Slično pravilo, samo druga grana scenarija. Kandidatsko.

12.10.7 Pravilo "Transfer gotovine između računa (PO03)"

SPIRI je izvršio prenos gotovine između podračuna iste ustanove. Pravilo proverava da li su oba podračuna u istoj firmi i koriguje knjiženje da bude par 1xx/1xx (sredstva → sredstva) umesto da prolazi kroz obavezu prema spoljnoj strani. Automatsko pravilo.

12.10.8 Pravilo "Sinhronizacija datuma klase 1 i klase 2"

Kad nalog ima stavke i na klasi 1 (sredstva) i na klasi 2 (obaveze), datumi treba da budu isti (i sredstva i obaveza nastaju istog dana). SPIRI ponekad pošalje različite datume — pravilo ih izjednačava na pravi datum. Automatsko pravilo.

12.10.9 Pravilo "Uklanjanje para 131xxx + 252xxx pri zatvaranju obaveze"

Kad se obaveza zatvori plaćanjem, par 131xxx + 252xxx koji je nastao pri rezervaciji više nije potreban — uklanja se. Automatsko pravilo.

12.10.10 Pravilo "Pred-grupisanje za prelivanje sredstava (321121)"

Specifičan slučaj prelivanja sredstava između podračuna sa korišćenjem konta 321121. Pravilo grupiše više stavki iz SPIRI-ja u jedan zbirni red radi preglednosti. Automatsko pravilo.

12.10.11 Pravilo "Klase 4 i 5 — postavi izvor finansiranja 01 ako nedostaje"

Ako stavka klase 4 ili 5 nema izvor finansiranja (SPIRI je propustio da ga unese), pravilo postavlja podrazumevani izvor 01 (sredstva iz budžeta). Automatsko pravilo.